Personalverantwortliche und Compliance Officer stehen vor der großen Aufgabe, sich mit einer Vielzahl von gültigen Gesetzen auseinanderzusetzen, die sich von Land zu Land – und sogar regional – ändern können. Sie müssen wissen, welche Gesetze relevant sind und wie sie diese in ihrem digitalen Alltag anwenden können. Dazu zählen unter anderem die digitale Unterschrift im Vertragswesen, die digitale Personalakte und der Datenschutz für Mitarbeiter.

Die finanziellen Risiken bei einer Nicht Einhaltung der Compliance sind signifikant. Ein Beispiel: Bei Nicht-Einhaltung der neuen EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) drohen Bußgelder von bis zu 20 Millionen Euro oder von vier Prozent des weltweiten Vorjahresumsatzes. Es gilt der höhere Wert.

Neuer Online-Service für HR Compliance

Einen Online-Service zur Einhaltung der weltweiten HR Compliance stellt nun PeopleDoc vor, Anbieter von cloudbasierten Personalmanagementlösungen. Wichtige Informationen stehen mit dem neuen Tool auf Knopfdruck zur Verfügung und verhindern schlimmstenfalls teure Audits, Zuwiderhandlungen und Imageschäden.

PeopleDoc HR Compliance Assist ist ein Portal mit Informationen zu Themen wie Aufbewahrungsfristen von Personaldokumenten, Gültigkeit elektronischer Dokumente und Anforderungen an den Datenschutz für Mitarbeiter, das von einem Team von Anwälten betreut und organisiert wird. Im Newsletter „ComplianceWatch“ informieren sich Abonnenten über Änderungen und versorgen sich mit Praxisbeispielen, um diese komplexen Fachthemen über Landesgrenzen hinweg zu managen.

Hilfe bei der digitale Transformation in der HR

„Indem unsere Kunden von der Papier- auf die digitale Personalakte umstellen, erhalten sie einen besseren Einblick in alle Dokumente. Das Management von Updates, Ablauffristen und Audits wird einfacher“, sagt Arnaud Gouachon. „Unsere Kunden fragen uns nach Rat, wie sie den Datenschutz und andere Anforderungen in Rahmen ihrer Compliance an allen Standorten weltweit erfüllen können. PeopleDoc HR Compliance Assist stellt diese Informationen der HR-, IT- und Rechtsabteilung zur Verfügung, so dass unsere Kunden ihre digitale Transformation in der HR weltweit schnell und zuverlässig durchführen können.“

PeopleDoc HR Compliance Assist bietet Artikel, White Paper und Webinare zu den folgenden Themen an:

  • Aufbewahrungsfristen von Personaldokumenten, um den Lebenszyklus eines Dokuments sicher zu überwachen;
  • Management der digitalen Personalakte, um die Gültigkeit der elektronischen Signatur unter einem Anstellungsvertrag sicherzustellen, die korrekte Verteilung elektronischer Personaldokumente zu gewährleisten, die Umstellung von Papier auf elektronische Dokumente erfolgreich durchzuführen;
  • Datenschutz für Mitarbeiter einschließlich aller erforderlichen Vorab-Genehmigungen durch die Mitarbeiter, Einschränkungen bei der Informationslokalisierung und Anforderungen an die Datenübertragung.

Der neue Online-Service steht PeopleDoc-Kunden im Abonnement ab dem zweiten Quartal 2017 zur Verfügung.

Über PeopleDoc:
Die Personalarbeit zu vereinfachen, ist das selbsterklärte Ziel von PeopleDoc. Mit den cloudbasierten Softwarelösungen für Case Management, Prozessautomatisierung und HR-Dokumenten-Management hilft PeopleDoc Personalabteilungen, Anfragen von Mitarbeitern schneller zu beantworten, HR-Prozesse zu automatisieren und die Einhaltung der Compliance über alle Standorte hinweg zu gewährleisten. Innerhalb von acht bis zwölf Wochen wird die Plattform implementiert und in bestehende HR Systeme integriert. PeopleDoc unterstützt heute mehr als 500 Kunden in 165 Ländern. Die Software ist zurzeit in neun Sprachen verfügbar.

Pressekontakt:
PeopleDoc, Inc.
www.people-doc.de

Bildhinweis:
Thema HR Compliance und Datenschutzrisiken– Symbolbild (Quelle: pixabay.com)

27.03.2017