Was ist der Unterschied zwischen einem herkömmlichen und einem digitalisierten Beschaffungsvorgang? Antwort: Eine Stunde Arbeitszeit gespart und dadurch halbierte Prozesskosten im Unternehmen. Zu diesem Ergebnis kommt eine gemeinsame Studie der Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur Leipzig (HTWK Leipzig) und der Mercateo AG, für die Verantwortliche für Beschaffung und Einkauf in deutschen Unternehmen befragt wurden.

Konkret untersuchten die Autoren, wieviel Zeit es Unternehmen kostet, Materialien zu beschaffen, die tagtäglich in der Verwaltung, im Betrieb oder der Instandhaltung benötigt werden – jenseits der für die Produktion relevanten Güter. Die Ergebnisse sind nach nicht-einheitlichen, einheitlichen und digitalisierten Beschaffungsvorgängen aufgeschlüsselt. Damit lässt sich erstmals das Einsparpotenzial der Digitalisierung für sogenannte „indirekte“ Einkaufsprozesse beziffern.

Beschaffung zwischen Einsparpotenzial und Zukunftschancen

Die Studie mit dem Titel „Indirekter Einkauf im Fokus: Zwischen Einsparpotenzial und Zukunftschancen“ wurde im Zeitraum von Dezember 2016 bis einschließlich Januar 2017 durchgeführt. Konzipiert und begleitet wurde sie von Holger Müller, Professor für Supply Chain Management an der HTWK Leipzig, und Elisabetta Bollini, verantwortlich für die Marktforschung innerhalb der Marketing-Abteilung der Mercateo AG. Insgesamt 110 Verantwortliche für Beschaffung und Einkauf in deutschen Unternehmen unterschiedlicher Größe und Branchen nahmen an der Online-Befragung teil.

Eine wesentliche Erkenntnis: Die Beschaffung von indirektem Bedarf kann in einem Unternehmen zu einem erheblichen Kostenfaktor werden, wenn diese Einkaufsprozesse nur unzureichend professionalisiert und vor allem nicht digitalisiert sind.

Die Vereinheitlichung von Prozessen führt allein zu keinen Einsparungen

Konkret heißt dies, dass ein durchschnittlicher Mittelständler mit rund 7.100 Bestellungen pro Jahr mit Hilfe von digitalisierten Prozessen seine Bestellkosten von knapp 820.000 Euro um vierzig Prozent auf 480.000 Euro reduzieren kann. Dabei wurden die einzelnen Bereiche einer Bestellung, von der Bedarfsanforderung über die Lieferantenauswahl, die Bestellung und den Wareneingang bis hin zur buchhalterischen Abwicklung definiert und auf ihren konkreten Zeitaufwand hin überprüft.

Ein zwar einheitlicher, jedoch weiterhin manueller Prozess führt zu keinen Einsparungen. Erst mit einem digitalen Prozess können die Kosten von 115 Euro (manuell) auf 67 Euro (digital) gesenkt werden.

70 Prozent der Unternehmen sehen sich nicht gut auf die Digitalisierung vorbereitet

Holger Müller sieht die Studie als wichtige Unterstützung für kleine und mittlere Unternehmen in der Entwicklung ihres Digitalisierungsgrades: „In Großunternehmen ist die digitale Unterstützung des Beschaffungsprozesses weitgehend etabliert. Aber in kleineren und mittleren Unternehmen (KMU) werden viele Bestellprozesse nach wie vor von Hand ausgeführt. Denn vor dieser Studie fehlte es schlichtweg an handfesten Daten auf der Ebene einzelner Prozessschritte, zu welchen Einsparungen digitale Prozesse wirklich führen. Mit den vorliegenden Ergebnissen können wir erstmalig den Entscheidungsträgern in den KMU eine belastbare Datengrundlage zur Optimierung ihrer Prozesse und zum damit verbundenen Einsparpotenzial mit auf den Weg geben.“

Die Studie zeigt weiter, dass sich bedenkliche 70 Prozent der befragten Unternehmen nicht gut auf die Digitalisierung vorbereitet sehen. Dabei ist gerade die Anpassung der administrativen Prozesse an die fortschreitende Vernetzung innerhalb der „Industrie 4.0“ von besonderer Bedeutung, um reibungslose Abläufe zwischen Unternehmen zu ermöglichen und isolierte „Digitalisierungsinseln“ zu vermeiden. Auch hier haben die KMU den größten Nachholbedarf.

Es fehlt an den richtigen Werkzeugen

Stephanie Egerer, Marketingleiterin bei der Mercateo AG, sieht in den Ergebnissen der Studie deutlich den Bedarf der Unternehmen für eine neue zukunftsfähige Infrastruktur: „Entscheider in Unternehmen sind sich der Tatsache bewusst, dass sie durch die Digitalisierung der Beschaffungsprozesse erhebliche Einsparpotentiale realisieren können. Doch es fehlt an den richtigen Werkzeugen. Zum Beispiel wenn es darum geht, schnelleren Zugriff auf innovative Angebote und neue Kooperationspartner sicherzustellen, ein wichtiger Erfolgsfaktor für Unternehmen, welcher zukünftig noch an Relevanz gewinnen wird. Hier sehen insbesondere KMU durch die Einführung von Standardlösungen ihre direkten Geschäftskontakte und bestehenden Beziehungen gefährdet. Daher wünschen sich immer mehr Einkäufer und Anbieter eine neue innovative Infrastruktur, die diesen Herausforderungen gerecht wird.“

Weitere Informationen:
Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur Leipzig (HTWK Leipzig)
www.htwk-leipzig.de

Mercateo AG
www.mercateo.com

Bildhinweis:
Thema Beschaffung: Einkaufsprozesse (EK-Prozesse) im Vergleich – Kostenaufwand und Gesamtdauer (Quelle: Mercateo)

06.04.2017